11 Dicas para organizar o TI de pequenas empresas

11 Dicas para organizar o TI de pequenas empresas

 

A cada dia que passa o papel do TI vai se tornando mais importante. Não importa qual seja o tamanho, segmento ou as metas da empresa, ela precisa do TI para atingir seus objetivos de negócios.

De fato, enxergar o TI como o recurso que vai dar à empresa a competitividade que ela precisa é muito inteligente.

Pequenas empresas, que muitas vezes tem os mesmos problemas das grandes, não costumam contar com os recursos necessários para se certificarem que o TI está cumprindo seu papel.

Obviamente não são apenas estes 11 itens que devem ser observados, mas estes já permitirão que se inicie um processo de organização, que, é bom lembrar, deve ser contínuo.

 

1 – Backup

A rotina de backup deve ser eficiente, segura e clara. O procedimento deve estar documentado e deve-se fazer restaurações de testes de tempos em tempos. Manter uma cópia dos dados na nuvem é essencial. E lembre-se: tenha dois backups. Quem tem um, não tem nenhum.

2 – Antivírus

São uma parte essencial da segurança dos dados. É fundamental ter antivírus de boa qualidade, sempre atualizados.

3 – Software regularizados

Todos os softwares utilizados devem ser legais e é essencial manter uma cópia das licenças e notas fiscais, que serão solicitados em caso de uma fiscalização.

4 – Inventário

Mantenha um inventário atualizado dos equipamentos e softwares instalados. Este inventário pode ser feito através de planilhas, mas, se tiver oportunidade, utilize softwares que automatizam este processo, como o Sysaid.

5 – Internet

Cada vez mais temos uma profunda dependência da internet. É interessante ter ao menos dois links instalados, gerenciados por um load balance. Este é um aparelho de baixo custo que monitora os links e ativa o link backup quando o link principal falhar.

6 – Registre as ocorrências

É notório que não se pode administrar o que não se pode medir. Assim, todas as ocorrências de falhas de equipamentos, programas, e-mails, impressões e tantos outros problemas de TI devem ser registrados. Registre data, hora, usuário, equipamento, categoria do problema, solução dada, tempo que utilizou no atendimento e possíveis causas. Este controle será mais eficiente se feito com programas próprios, como o GLPI, que é gratuito.

7 – Servidor

Este é o equipamento mais importante da empresa, pois neles estão todos os dados. É bem verdade que as empresas estão rapidamente migrando para a nuvem (cloud), que traz muitas vantagens na maioria dos casos, entretanto, ainda há uma predominância nas instalações com servidores internos.

Nestes casos, estes devem ser equipamentos de boa qualidade, sua instalação deve ser feita seguindo as melhores práticas da plataforma utilizada, deve estar em um local refrigerado  e protegido de acesso não autorizado. Adicionalmente a instalação de um nobreak inteligente, próprio para servidores é de grande importância.

8 – Uso da internet

A internet é essencial para o trabalho de qualquer empresa, mas também é um fator de grande dispersão dos colaboradores.

Manter um controle do uso da internet, monitorando o uso e bloqueando vírus e sites suspeitos é ume estratégia interessante e de fácil implementação.

Obviamente esta solução deve ser implantada com cuidado e com uma conversa aberta com a equipe, para que não haja bloqueio de sites necessários ao trabalho e para que todos entendam que é uma medida para melhorar o resultado da empresa, o que é desejável por todos.

9 – Orientação

Um dos pontos mais importantes e menos explorados nas estratégias de TI é o compartilhamento desta estratégia com os colaboradores.

É fundamental que eles saibam quais são as medidas utilizadas e sua justificativa. Entender os motivos das coisas serem como são ajuda as pessoas a colaborarem com a empresa.

Adicionalmente, há informações técnicas, como os cuidados com e-mails maliciosos, que devem ser objeto de boletins regulares.

10 – Infraestrutura

As instalações elétricas e cabeamento de rede devem ser realizados por uma empresa especializada, seguindo as normas de conformidade, para que não ocorram quedas de energia, queima de equipamentos ou instabilidade e lentidão nas comunicações em rede.

11 – Hardware

Os equipamentos devem ser de boa qualidade e dimensionados para a tarefa que irão executar. Equipamentos  de má qualidade ou lentos podem causar imensos prejuízos a longo prazo, por diminuírem a produtividade dos colaboradores, muitas vezes de forma imperceptível.

hadron

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